敲重点
1.非货架软件与采购新设计开发产品的管理问题
- 首先分析了8.4条款中有关非货架软件（定制软件）和采购新设计开发产品控制要求的理解难点。非货架软件指的是根据组织特定技术条件由承制单位定制研发并通过试验合格后使用的软件产品。
- 采购新设计开发产品是指首次研发、市场上尚未销售的新器材，由组织设计人员提出技术指标，承制单位按照这些指标研发和生产，经试验合格后投入使用。
- 这两类产品的管理方式应与外包产品的管理相仿，尤其是在签订技术协议时，除了提出具体的技术指标，还必须明确包含服务质量保证和服务保障要求，遗憾的是，在实践中很多单位对此并未给予足够重视。
2.商务合同遗漏的重要要素
- 商务合同在执行GJB 9001C标准时出现了两个不充分的问题：一是没有明确记载供方绩效考核方法，这对执行8.4.1条款关于绩效监视和再评价的要求造成阻碍，因此，应在合同中清楚说明对供方的绩效考核是如何实施的，以便激励供方提升产品质量和进度表现。二是未规定产品记录的保存期限，鉴于军工行业对产品全生命周期追溯性的高要求，产品记录应与产品同寿命保存，但许多商务合同对此并没有做出明确规定。
3. 提供给外部供方信息的不充分与不适宜问题
- 在落实8.4.3条款，即提供给外部供方信息时，存在信息提供不充分和不适宜两种错误做法。不充分体现在商务合同中未包含供方绩效考核方法和产品记录保存期限两项要求。
- 不适宜表现为混淆了不同类型产品（如采购产品、外包产品、定制软件、采购新设计开发产品）对供方信息的具体要求，需要将通用要求和专用要求加以区分，例如通用要求包括ISO9001提出的八大要素，而专用要求则针对特定类型产品的特别管理需求。
4.区分通用信息与专用信息
- 通用信息要求在商务合同中体现，涵盖ISO9001提及的诸如产品名称型号、规格牌号、单价、数量、交付时间、地点、方式、技术标准以及新的绩效监视方法和产品记录保存要求等内容。
- 专用信息则针对定制软件、采购新设计开发产品及外包产品的特定要求，这些要求需与供方沟通明确，并在相关协议中予以详尽载明，确保各方对责任义务有清晰的认识和执行标准。
问题解决
GJB 9001C标准在供应商管理和采购控制方面存在以下几个主要问题及其解决建议：
1. 非货架软件与采购新设计开发产品管理不规范：
- 问题：组织在对非货架软件（定制软件）和采购新设计开发产品的管理上，往往忽视了技术协议的完整性和严谨性，未在协议中明确规定详细的技术指标要求、服务质量保证和服务保障要求。
- 解决方法：应参照外包产品的管理模式，确保在与承制单位签订的技术协议中全面包含上述各项要求，做到全过程管理到位。
2. 商务合同遗漏关键信息：
- 问题：商务合同在执行GJB 9001C标准时，未明确体现对供方绩效考核方法的约定和产品记录保存期限的要求。
- 解决方法：依据8.4.1条款，应在商务合同中明确规定对外部供方的绩效监视和再评价准则，确保供方知晓考核标准和实施方法，以此激励供方提高服务质量与进度。同时，明确规定产品记录应与产品同寿命保存，确保军工产品具有必要的可追溯性。
3. 提供给外部供方信息不充分与不适宜：
- 问题：在向外部供方提供信息时，既有信息不充分的问题，如未在商务合同中明确供方绩效考核方法和产品记录保存期限，又有信息不适宜的问题，即混淆不同类型产品（如采购产品、外包产品、定制软件、采购新设计开发产品）所需提供的通用和专用要求。
-解决方法：应确保商务合同中全面包含ISO9001标准的八大通用要求，如产品基本信息、服务质量保证等，同时明确区分并详细列出针对不同类型产品所需的专用要求，与供方进行充分沟通，并在技术协议或商务合同中准确表述。
综上，解决问题的关键在于完善文档管理和合同条款，增强内外部沟通，确保技术要求、绩效考核、记录保存等关键事项在书面文件中有明确规定，并根据产品类型和标准要求合理分配通用和专用信息。通过这种方式，可以有效地提升组织对供应商和采购过程的管理水平，更好地遵循GJB 9001C标准的各项规定。
微课答案
1.对定制软件、采购新设计和开发的产品的管理，可以采用（外包过程）管理的方式进行；
2.标准的8.4.3a)、e)、j) 是对所有外部提供的过程、产品和服务的要求，一般在（商务）合同规定；
3.标准的8.4.3b)、c)、e)、d)、f)、g）、h)、i) 是对非货架产品的订购要求，应在签订商务合同的同时，对其进行选择，并通过签订和实施（技术协议）传递给外部供方的信息。
下集预告：
第二十六讲：标准条款8.5.1在实施中常见问题剖析（之一）
参考资料
8．4．2 控制类型和程度
组织应确保外部提供的过程、产品和服务不会对组织稳定地向顾客交付合格产品和服务的能力产生不利影响。
组织应：
a) 确保外部提供的过程保持在其质量管理体系的控制之中；
b) 规定对外部供方的控制及其输出结果的控制；
c) 考虑：
1) 外部提供的过程、产品和服务对组织稳定地提供满足顾客要求和适用的法律法规要求的能力的潜在影响；
2) 由外部供方实施控制的有效性。
d) 确定必要的验证或其他活动，以确保外部提供的过程、产品和服务满足要求；
e) 明确验证要求、方法和合格判定准则，按要求实施验证，保留验证的记录；
f) 在委托外部供方进行验证时，规定委托的要求并保留委托和验证的记录，包括实验室或试验机构的资质信息；
g) 在采购非货架软件时，要求并监督外部供方按照软件工程化要求实施控制，保留控制的记录；
h) 在采购新设计和开发的产品时，对采购项目和外部供方进行充分论证，并按规定审批；
i) 确保采购的新设计和开发的产品，经验证合格后方可使用。
1．外部提供的过程虽然不在组织内实施，但不能减轻组织控制的责任。
2．外部提供的过程保持在其质量管理体系的控制之中。
3．组织应策划、实施对外部供方具体的控制措施。
4．包括必要的验证或其他活动，如检验、试验、数据统计分析、绩效指标评价、外部供方现场验证或确认等。
5．对于武器装备，应依据设计开发的输出编制外部提供的产品和服务的验证准则。委托外部供方负责检验／验证时，应保存采购产品的检验、验证或其他活动，包括实验室认可的试验形成的采购产品的验证、检验形成的文件化信息。
6．在采购非货架软件时，要求并监督外部供方按照软件工程化要求实施控制，并保留控制的记录。
7．采购新设计、开发的产品项目和选择供方，一般在设计和开发策划时提出，在设计和开发过程中的适当阶段进行充分论证，按规定履行审批手续，经验证合格后方可使用。
1．按照所确定的控制类型和程度，规定相应可行且有效的控制方法。
2．审核应依据传递给外部供方的信息(采购外包合同协议等)，关注对外部供方及其提供的过程、产品或服务控制的类型和程度的策划、实施和改进措施的相关证据。
3．对采购产品的验证，应编制验证准则，包括验证形式和实施方式，以及验证项目、合格标准、批接收方案，必要时应包括检验、试验方法。当对采购产品有检验／验证要求，但组织又没有能力实施时，可采取委托供方检验／验证的方式进行。此时应明确委托要求，并必须保持委托记录和验证的形成文件的信息。
4．应制定采购新设计和开发的产品的审批程序和方法，应对采购项目和供方进行充分论证，并履行审批手续。
5． 审核时关注验证项目是否齐全，是否符合要求。
参考资料
8．4．3 提供给外部供方的信息
组织应确保在与外部供方沟通之前所确定的要求是充分和适宜的。
组织应与外部供方沟通以下要求：
a) 需提供的过程、产品和服务；
b) 对下列内容的批准：
1) 产品和服务；
2) 方法、过程和设备；
3) 产品和服务的放行。
c) 能力，包括所要求的人员资格；
d) 外部供方与组织的互动；
e) 组织使用的对外部供方绩效的控制和监视；
f) 组织或其顾客拟在外部供方现场实施的验证或确认活动；
g) 在技术协议或合同中，明确外部供方提供产品的功能和性能要求、质量保证要求和保障要求；
h) 外部供方需提供产品和服务的技术质量问题及处理结果报告；
i) 外部供方需提供产品的技术状态变更、其生产线和工艺或设备发生变化的信息；
j) 包含对外部供方生产和保持的成文信息的控制要求；
k) 外部供方应提供的其他信息。
1．在与外部供方沟通之前应确保对外部供方及其提供的过程、产品和服务的要求的充分性、适宜性。
2．包括对外部供方提供的过程、产品和服务的特性指标、质量监督和验收、售后服务等要求，以及交付进度及方式等。通常反映在与外部供方签订的合同(技术协议、订单)或标书中，也可能是口头表述的信息。增加了组织与外部供方的互动、对供方绩效的监视和控制，以及在外部供方现场实施的验证和确认活动及所依据的准则的沟通要求。
3．组织应就以下要求与外部供方进行沟通，以达成共识：
(1)所提供的过程、产品和服务。如对服务提供的及时性、舒适性、经济性等要求，对产品的功能、性能、可靠性及交付后活动的要求，对外部供方提供的过程能力的要求等。
(2)对所提供的过程、产品和服务，方法、过程和设备，以及产品和服务放行的批准要求。例如，验证或评价过程、产品和服务满足要求所依据的准则或标准，以及检验和试验结果的认可要求；对外部供方采用的运行方法、过程能力的确认和所需使用的设备的批准，对产品和服务放行条件及放行活动(如让步接收等)的批准。
(3)对外部供方的人员能力要求。包括所要求的人员资格和知识、经验等要求。
(4)组织与外部供方的互动方式及活动。包括组织接口和技术接口的协调的方式等要求。
(5)组织对外部供方绩效的控制和监视。包括需外部供方提供的有关绩效的数据及分析报告和未来展望，以及组织对外部供方的监视和控制方式、时机和频次等要求。
(6)组织或其顾客拟在外部供方现场实施的验证或确认活动。包括现场检验试验或过程能力的确认时机、方式及判定准则等要求。
(7)武器装备明示了在技术协议或合同中，明确对外部供方的技术要求和质量保证要求，而不是隐含的。
(8)外部供方应提供的关键、重要产品和服务的重大故障及处理结果的报告要求等。
作者：装备质量、侯小康来源：装备质量公众号
转自：西安融军通用标准化研究院
