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表的用法
a) 表是标准内容的表格化表述形式。当用表呈现比使用文字更便于对相关内容的理解时,宜使用表。b) 通常表的表述形式越简单越好,创建几个表格比试图将太多内容整合成为一个表格更好。c) 在将标准内容表格化之处应通过使用适当的能愿动词或句子语气类型指明该表所表示的条款类型,并同时提及该表的表编号,体现表中内容与相应条文的相关性。示例1:……的技术特性应符合表7给出的特性值。示例2:……所用词语及其英文译名宜从表1中选取。示例3:……的相关信息见表2。示例4:表3中界定了文件中要素的类别及其构成,给出了要素允许的表述形式。示例5:表F.1规定了文件中各个位置使用的字号和字体。d) 不准许将表再细分为分表(例如将“表2”分为“表2a”和“表2b”)或将表分为次级表,也不准许表中套表或表中含有带表头的子表。e) 前言不使用表,引用文件、术语和定义也不使用表。
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表的组成
标准的表由表1中的全部或部分要素组成。
按照要素存在的状态,分为必备要素和可选要素。其中,表编号、表头、表身是表的必备要素,其他要素是表的可选要素。
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表编号和表题
(1)表编号
每个表均应有编号,表编号是表的必备要素。表编号编写要求如下:a) 表编号由“表”和从1开始的阿拉伯数字组成,例如“表1”“表2”等。b) 表编号从引言开始一直连续到附录之前,并与章、条和图的编号无关。c) 每个附录中的表的编号均应重新从1开始,应在阿拉伯数字编号之前加上表明附录顺序的大写拉丁字母,字母后跟下脚点。例如附录A中的表用“表A.1”“表A.2”……表示。d) 只有一个表时,仍应给出编号“表1”或“表A.1”等。(2)表题表题是表中内容的概括,表明该表要叙述的主要内容。表题编写要求如下:a) 每个表宜有表题,即表的名称。b) 表题应简明扼要。c) 标准中的表有无表题应一致。示例6:
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表头
每个表应有表头,表头是表的必备要素。
表头编写要求如下:a) 表头通常位于表的上方,特殊情况下出于表述的需要,也可位于表的左侧边栏。b) 表中各栏/行使用的单位不完全相同时,宜将单位符号置于相应的表头中量的名称之下。除单位符号(°)、(′)、(")需要加圆括号外,其他的单位符号都不加圆括号。示例7:
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表身
每个表应有表身,表身是表的必备要素。
表身编写要求如下:a) 表身的内容包括数值、文字、公式、图等。b) 表中相邻数字或文字内容相同时,不应使用“同上”“同左”等字样,而应以通栏表示,也可写上具体数字或文字。c) 表的单元格中不应有空格,若某个单元格没有任何内容(如未测试或无数据),应使用一字线“—”表示。无具体要求时,可写为“无要求”。若标准给出的表是一个供记录填写使用的示例,则表的单元格中可以有空格(示例见GB/T 20003.1—2014《标准制定的特殊程序 第1部分:涉及专利的标准》表A.1)。d) 在表注之前,可包含段,段可包含要求型条款(见示例13)。e) 表中有公式时,其中的符号可列在表注中。
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表注和表脚注
表注和表脚注注属于附加信息,它只给出有助于理解或使用标准内容的说明。
(1)表注表注编写要求如下:a) 表中的注应置于表内下方,表脚注之上。b) 每个表中只有一个注时,在注的第一行内容之前应标明“注:”。有多个注时,应标明注编号,从“注1:”开始,即“注1:”“注2:”等。c) 表注不应包含要求。有关的要求性内容应在条文中、表的脚注里或表中的段给出。(2)表脚注表脚注编写要求如下:a) 表脚注应置于表内的最下方,并紧跟表中的注。b) 表脚注编号应使用从“a”开始的上标形式的小写拉丁字母,即a、b、c等。在表中需注释的位置应插入与表脚注编号相同的上标形式的小写拉丁字母标明脚注。每个表中的脚注应单独编号。c) 表脚注除给出附加信息之外,还可包含要求型条款。因此,编写脚注相关内容时,应使用适当的能愿动词或句子语气类型,以明确区分不同的条款类型。
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表的上方/下方
表的上方包括表左上方、表右上方,表的下方包括表左下方、表右下方。
若需要,可在表的上方或下方编写表的相关信息。如示例9,当表中所有量的单位均相同时,应在表的右上方用量的单位的陈述代替各栏中的单位符号。
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表的编排
(1)表的格式
表的编排格式要求如下:a) 每个表列于提及该表的条文之后。表的数量较多或篇幅较大时,可集中编排在标准正文的最后(附录之前)。b) 每个表与其后面的条文之间均宜空一行。c) 表编号之后均应空一个汉字的间隙接排表题。d) 表编号和表题应置于表之上居中位置。e) 表编号和表题的上下应各空半行。f) 表的外框线、表头的框线以及表中的注、表脚注所在的框线均应为粗实线。通常细实线为0.5磅,粗实线为1.0磅。g) 表中横栏较多、竖栏较少时,可采用分段叠排;竖栏较多,横栏较少时,可采用竖表转栏并行排(示例见表1)。h) 表中的段宜空一个汉字起排,回行时顶格编排,段后不必加标点符号。i) 表中的内容为数字时,数字宜居中编排,同列的数字应上下个位对齐或小数点对齐;数字间有浪纹线形式的连接号(~)时,应上下符号对齐。表中的公式也居中编排。j) 表中的注均应另行空两个汉字起排,文字回行时应与注的内容的文字位置左对齐;表脚注应另行空两个汉字起排,其后的文字以及文字回行均应置于表脚注编号的半个汉字之后。k) 当某个表需要转页接排,应将一个横栏排完,表的底部用细实线闭合。不能只列一个表头。随后接排该表的各页上应重复表编号,后接表题(可选)和“(续)”或“(第#页/共*页)”,其中#为该表当前的页面序数,*是该表所占页面的总数,均使用阿拉伯数字。续表均应重复表头和“关于单位的陈述”(见示例9)。若转页接排页数较少,建议使用“(续)”;若转页接排页数较多,建议使用“(第#页/共*页)”(见示例12)。示例12:
示例13:
以上介绍了标准的表的基本编写要求。在编写标准时,有些内容可以用文字叙述,也可以用表来说明,各有优点。文字叙述准确、严密,而表作为技术参数的一种重要的书面表达形式,有时往往比文字叙述更简洁、鲜明,容易对比。因此,当标准的技术内容使用文字来规定不容易清晰表达时,可考虑使用表的形式来表述。本文作者:续志伟